UNIDAD IV: ESTÁNDARES DE DOCUMENTACIÓN

IV

ESTÁNDARES DE DOCUMENTACIÓN  

Listados de Verificación y Recopilación de Información en la Auditoria de Sistemas:

Procedimientos de auditoría para:

Recopilación de datos.

Identificación de lista de personas a entrevistar.

Identificación y selección del enfoque del trabajo

Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.

Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles existentes.

Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.

Procedimientos de comunicación con la gerencia.

Procedimientos de seguimiento.

El programa de auditoría se convierte también en una guía para documentar los diversos pasos de auditoría y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:

Procedimientos de

Auditoría Lugar

Papeles de Trabajo

Referencia:

Hecho Por:

Fecha:

Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.

Asignación de Recursos de auditoría.

La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.

Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:

Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como los períodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.

Técnicas de recopilación de evidencias.

La recopilación de material de evidencia es un paso clave en el proceso de la auditoría, el auditor de sistemas debe tener conocimiento de cómo puede recopilar la evidencia examinada. Algunas formas son las siguientes:

Revisión de las estructuras organizacionales de sistemas de información.

Revisión de documentos que inician el desarrollo del sistema, especificaciones de diseño funcional, historia de cambios a programas, manuales de usuario, especificaciones de bases de datos, arquitectura de archivos de datos, listados de programas, etc.; estos no necesariamente se encontrarán en documentos, sino en medios magnéticos para lo cual el auditor deberá conocer las formas de recopilarlos mediante el uso del computador.

Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener una naturaleza de descubrimiento no de acusatoria.

Observación de operaciones y actuación de empleados, esta es una técnica importante para varios tipos de revisiones, para esto se debe documentar con el suficiente grado de detalle como para presentarlo como evidencia de auditoría.

Auto documentación, es decir el auditor puede preparar narrativas en base a su observación, flujogramas, cuestionarios de entrevistas realizados. Aplicación de técnicas de muestreo para saber cuándo aplicar un tipo adecuado de pruebas (de cumplimiento o sustantivas) por muestras.

Utilización de técnicas de auditoría asistida por computador, consiste en el uso de software genérico, especializado o utilitario.

Principales Controles de Auditoria en el Desarrollo de Sistemas Informáticos:

Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos

La máxima autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:

1.- Controles de Preinstalación

2.- Controles de Organización y Planificación

3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Producción

4.- Controles de Procesamiento

5.- Controles de Operación

6.- Controles de uso de Microcomputadores

1.- Controles de Preinstalación

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Objetivos:

• Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.

• Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación

• Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación

Acciones a seguir:

• Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.

• Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación

• Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.

• Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.

• Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.

• Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.

2.- Controles de organización y Planificación

Se refiere a la definición clara de funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área

PAD, en labores tales como:

Diseñar un sistema

Elaborar los programas

Operar el sistema

Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.

Es importante la utilización óptima de recursos en el PAD mediante la preparación de planes a ser evaluados continuamente.

Acciones a seguir

• La unidad informática debe estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.

• Las funciones de operación, programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.

• Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentación de programas y sistemas.

• Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultados del procesamiento.

• El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por escrito.

• Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática"

• Debe existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan.

• Las instrucciones deben impartirse por escrito.

3.- Controles de Sistema en Desarrollo y Producción

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio

• El personal de auditoría interna/control debe formar parte del grupo de diseño para sugerir y solicitar la implantación de rutinas de control

• El desarrollo, diseño y mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.

• Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.

• Los programas antes de pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.

• Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:

Informe de factibilidad

Diagrama de bloque

Diagrama de lógica del programa

Objetivos del programa

Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobación de modificaciones

Formatos de salida

Resultados de pruebas realizadas

• Implantar procedimientos de solicitud, aprobación y ejecución de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo.

• El sistema concluido será entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los manuales de operación respectivos.

4.- Controles de Procesamiento

Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada hasta la salida de la información, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:

• Asegurar que todos los datos sean procesados

• Garantizar la exactitud de los datos procesados

• Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditoría

• Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones.

Acciones a seguir:

• Validación de datos de entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automática: clave, dígito autoverificador, totales de lotes, etc.

• Preparación de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su corrección.

• Recepción de datos de entrada y distribución de información de salida debe obedecer a un horario elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido control de calidad.

• Adoptar acciones necesarias para correcciones de errores.

• Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para agilitar la captura de datos y minimizar errores.

• Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelación entre usuario y sistema.

• Planificar el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la integridad de la información y el buen servicio a usuarios.

5.- Controles de Operación

Abarcan todo el ambiente de la operación del equipo central de computación y dispositivos de almacenamiento, la administración de la cintoteca y la operación de terminales y equipos de comunicación por parte de los usuarios de sistemas online.

Los controles tienen como fin:

• Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de Cómputo durante un proceso

• Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios del PAD

• Garantizar la integridad de los recursos informáticos.

• Asegurar la utilización adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.

Acciones a seguir:

• El acceso al centro de computo debe contar con las seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal autorizado

• Implantar claves o password para garantizar operación de consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado.

• Formular políticas respecto a seguridad, privacidad y protección de las facilidades de procesamiento ante eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de violación y como responder ante esos eventos.

• Mantener un registro permanente (bitácora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o cancelaciones de procesos.

• Los operadores del equipo central deben estar entrenados para recuperar o restaurar información en caso de destrucción de archivos.

• Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y adecuados, preferentemente en bóvedas de bancos.

• Se deben implantar calendarios de operación a fin de establecer prioridades de proceso.

• Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc.

• El proveedor de hardware y software deberá proporcionar lo siguiente:

Manual de operación de equipos

Manual de lenguaje de programación

Manual de utilitarios disponibles

Manual de Sistemas operativos

• Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, asi como extintores de incendio, conexiones eléctricas seguras, entre otras.

• Instalar equipos que protejan la información y los dispositivos en caso de variación de voltaje como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energía.

• Contratar pólizas de seguros para proteger la información, equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos fortuitos o mala operación.

6.- Controles en el uso del Microcomputador

Es la tarea más difícil pues son equipos mas vulnerables, de fácil acceso, de fácil explotación pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

Acciones a seguir:

• Adquisición de equipos de protección como supresores de pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisición del equipo

• Vencida la garantía de mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.

• Establecer procedimientos para obtención de backups de paquetes y de archivos de datos.

• Revisión periódica y sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalación de aplicaciones no relacionadas a la gestión de la empresa.

• Mantener programas y procedimientos de detección e inmunización de virus en copias no autorizadas o datos procesados en otros equipos.

• Propender a la estandarización del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores de palabras, hojas electrónicas, manejadores de base de datos y mantener actualizadas las versiones y la capacitación sobre modificaciones incluidas.

Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en la Auditoría de Sistemas efectuaremos a continuación el análisis de casos de situaciones hipotéticas planteadas como problemáticas en distintas empresas, con la finalidad de efectuar el análisis del caso e identificar las acciones que se deberían implementar.